+7 (495) 683-00-85
+7 (495) 507-00-24
 

Можно ли самостоятельно провести аудит в отделе кадров?

Ведение учета в кадровой службе необходимо, в том числе и для начисления зарплаты, а соответственно может быть проверено разными государственными органами, включая налоговый комитет. Могут быть затребованы выписки из журнала учета кадров или справки. Для уверенности в соответствии документооборота предусмотрено проведение внутреннего аудита кадровой службы, который нужен каждой компании в большей или меньшей степени.

Существует несколько ситуаций, возникновение которых, повышает степень необходимости осуществления ревизирования для сведения к минимуму риска ошибок и снятия ответственности с должностных лиц. К ним относятся:

  • спорное увольнение сотрудника;
  • смена работников в отделе кадров;
  • отчуждение акций или долей в уставном капитале юридического лица (в комплексе с общей аудиторской проверкой);
  • освобождение от должности первого руководителя;
  • внесение изменений в законодательные акты;
  • сокращение или массовое увольнение;
  • изменение заработной платы или системы оплаты.

Поскольку делопроизводство в этой сфере значительно проще, чем бухгалтерский учет и отчетность, проводить внутренний аудит кадровой службы можно самостоятельно, без привлечения специалистов-аудиторов. Тем не менее потребуются профессионалы, с основательными знаниями трудового законодательства и делопроизводства.

Взять на себя решение этого вопроса сможет аутсорсинговая компания. Поскольку договорами этих фирм предусматривается ответственность за качество выполненных работ, можно быть уверенным в глубокой, осмысленной и доскональной ревизии.

Этапы кадрового аудита

Внутренний аудит кадровой службы можно разделить на пять ступеней, каждый из которых обладает определенной значимостью. Первоочередной задачей, которую надо решить для достижения цели является правильная организация всего процесса.

Прежде всего нужно определить цель выполнения аудита и создать комиссию, в которой примут участие начальники: юридического отдела, подразделений безопасности, кадров, а также главного бухгалтера. Затем устанавливаются сроки, достаточные для всесторонней и качественной проверки и издается соответствующий приказ.

Следующая ступень - определение базы документации, подлежащей изучению. Сюда вносятся кадровые документы, являющиеся обязательными в соответствии с законодательством и режимом предприятия, а также иные, касающиеся деятельности отдела кадров и не систематизированные.

Третьим этапом становится, собственно, разбора документов на наличие, соответствие, правильность и полноту их составления. Результаты удобнее всего оформлять в форме таблицы. Недостающие документы - восполняются, а имеющие недостатки - выправляются.

Заключительная стадия - составление письменного отчета о проведенном внутреннем аудите кадровой службы с описью исследованных бумаг, выявленных недочетов и принятых мер по их устранению.