Управление человеческими ресурсами и ведение документации предстают одним из главных элементов деятельности предприятия. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство относится к числу обязанностей любого руководителя, не все обращают на это должное внимание. Как правило, об учете кадров и документации по персоналу вспоминают лишь тогда, когда предусмотрена проверка либо возникают трудовые споры. В таких ситуациях руководители обращаются к компаниям, предоставляющим услуги экстренного восстановления делопроизводства трудовых ресурсов на предприятии.
Нужно подметить, что оно не всегда приводит к требуемому результату, поэтому лучше стараться и делать все своевременно. С помощью грамотного ведения документации по кадрам существует возможность избежать различных санкций, убытков и негативных воздействий иного характера. Внутренний аудит кадровой документации способен определить имеющиеся ошибки и отклонения, что позволит привести в норму процедуры делопроизводства персонала.

Под кадровым делопроизводством принято понимать спектр мероприятий, которые включают разработку правовых актов, документации, регулирующей управление человеческими ресурсами, предоставление оптимальных условий для работы. Кроме этого, включаются и формы по учету персонала организации, рабочего времени, зарплаты и т.д.
Если же дело доведено до суда, то кадровая документация предстает вашим преимуществом, так как является письменным доказательством. Соответственно, ее отсутствие негативно скажется на вынесение вердикта. На практике отмечается то, что решение суда часто выходит не в пользу работодателя, чему нередко служит отсутствие необходимых данных.

Что включает в себя внутренний аудит подобного типа? Он содержит:

• оценку того, насколько правильно были оформлены и ведены кадровые документы;
• анализ соответствия нормативных актов требованиям действующего ТК РФ;
• выявление различных ошибок, несоответствий и нарушений, касающихся требований к оформлению, хранению и организации кадровых материалов;
• оценку того, насколько правильно ведется регистрация документов по человеческим ресурсам;
• определение недостатка актов, которые относятся к числу обязательных.

Чтобы провести данный вид аудита, необходимо:

• собрать весь имеющийся материал, касающийся персонала;
• определить перечень документов, которые обязаны присутствовать на предприятии;
• определить документацию, не относящуюся к числу обязательных, но рекомендуемых в наличии;
• проверить кадровые документы предприятия на соответствие действующему на территории РФ законодательству.

Проведение внутреннего аудита по трудовым ресурсам основывается на нескольких факторах, которые необходимо учитывать перед началом проведения:

1. Определённые виды документов должны быть на предприятии обязательно, поскольку их отсутствие сопровождается штрафными санкциями. Иные виды не носят обязательный характер, но могут потребоваться в ситуации, когда на предприятии имеется сложная структура управления.
2. Те документы, которые имеются в организации, нужно контролировать для обеспечения соответствия с законодательными требованиями. Новые документы также должны составляться основываясь на нормах закона. В данном случае необходимо опираться на трудовой кодекс РФ.
3. Кадровые документы нужно не только периодически проверять, но и приводить в соответствие с нормативными требованиями, основываясь на которых составляются и новые документы.
4. Потому как документы на предприятии не только контролируются, но и периодически изменяются, в организации должен быть человек, наделенный данными полномочиями. Для назначения определенного человека на эту должность должен быть составлен приказ.
5. Необходимо проводить соответствие содержания документа реальности, поскольку именно здесь встречаются многие отклонения. Это ведет к неправильному представлению о функционировании фирмы.
6. Кадровые документы обязаны соответствовать не только действующему законодательству, но и имеющимся на предприятии учредительным документам.